با پیاده سازی فرآیند OKR اوضاع سازمانت هیچوقت قمر در عقرب نمیشه! اگه بخوایم واقع گرا باشیم، باید بگیم که پشت پرده این همه شرکت‌های موفق و خفنی که میبینیم، کلی شرکت شکست خورده هست که عامل اصلی شکست‌شون نداشتن یک سیستم درست، و مدیریت درست و حسابیه. همونطور که همیشه میگم، چون دیجیتال مارکتینگ یک کار تیمی هست، یک مدرس دیجیتال مارکتینگ خوب، در کنار یاد دادن مباحث تخصصی، کار با ابزارهای دیجیتال مارکتینگ و… باید به کارآموزش مدیریت کردن رو هم یاد بده.
برای همین، اینجا می‌خوام یک متد خفن برای تقویت عضلاتِ عملکرد سازمان و تیم رو بهتون معرفی کنم به اسم OKR.
OKR مخفف چیست؟ تعریف OKR
OKR مخفف عبارت Objective & Key Results به معنای اهداف و نتایج کلیدی هست. اجرای فرآیند مدیریت عملکرد در سازمان با متد okr با کیفیت خیلی بهتری انجام میشه و نتایج خیلی بهتری رو برای سازمان به ارمغان میاره. کار اصلی که توی سیستم OKR انجام میشه، تعیین اهداف سازمان و ارزیابی نتایج این اهداف به صورت فصلی هست. وقتی تعداد افراد توی سازمان‌ها زیاد میشه، طبیعتا پیچیدگی مدیریت این افراد هم بالاتر میره. حالا اینجا اگه از سیستم OKR استفاده کنیم، هم انگیزه و انرژی کارمندان‌مون رو بالا بردیم، هم یک قدم موثر برای موفقیت سازمان برداشتیم.
باید دقت داشته باشید که okr با kpi تفاوت داره. Kpi بیشتر یک شاخص هست برای اندازه گیری عملکرد هر شخص؛ ولی okr برای همه لایه‌های سازمان قابل استفاده‌س و عمومی‌تر و در دسترس‌‌تره.
قبل از تعیین OKR باید به 2 تا سوال خیلی مهم جواب بدید:
دارم برای رسیدن به چی تلاش می‌کنم؟
چطوری اندازه گیری کنم که چقدر به اهدافم نزدیک شدم؟
تاریخچه okr به کجا برمی‌گرده؟
اولین بار، اندی گراو (Andy Grove) در سال 1970 این مدل رو در شرکت اینتل ابداع کرد. این تکنیک که مدیریت بر مبنای اهداف و نتایج کلیدی هست، حدود 30 سال بعد در سال 1999 با یکم تغییرات توسط جان دوئر (John Doerr) توی کمپانی بزرگ گوگل معرفی شد.
پیاده سازی OKR در گوگل بهش کمک کرد تعداد کارمندانش رو از 40 نفر به 6000 نفر افزایش بده و هممون هم داریم میبینیم که چقدر موفق عمل کرده.
در کنار گوگل و اینتل، اسپاتیفای، توئیتر و لینکدین هم از سیستم OKR استفاده می‌کنن.
جالبه بدونید که OKR فقط مخصوص سازمان‌های بزرگ نیست، بلکه برای پیشبرد اهداف فردی‌تون هم می‌تونید ازش استفاده کنید؛ این سیستم OKR داره توی ایران هم استفاده میشه و خیلی هم نتیجه بخشه.
به این ترتیب، یک دیجیتال مارکتر هم می‌تونه برای افزایش بهره‌وری تیمش از این متد استفاده کنه؛ چون مارکتینگ یک کار تیمیه و بالاخره باید یک تیم رو مدیریت کنه.
ساختار و مراحل پیاده سازی okr چطوریه؟
حالا انقد گفتیم OKR خفنه و اینا حتما با خودتون فکر کردین که چه ساختار پیچیده‌ای داره! باید بگم نه اینطور نیست و ساختارش خیلی هم ساده‌س.
مراحل پیاده سازی OKR رو بخوام خیلی مختصر و مفید بگم:
- اول باید 3 الی 5 هدف رو به صورت تیمی یا فردی تعریف کنید.
- این اهداف باید کیفی، بلندپروازانه باشن؛ همچنین باید توی مدت زمان محدود قابل اجرا باشن.
- برای هرکدوم از این هدف‌ها، باید نتایج قابل اندازه گیری و قابل دستیابی تعریف کنید که رسیدن بهشون غیر ممکن نباشه.
- این نتایجی که تعریف می‌کنید، می‌تونن مبتنی بر رشد، تعامل یا عملکرد باشن.
بعد از اینکه این اهداف مشخص شد، باید اونا رو با همه اعضای تیم درمیون بزارید و کمک‌شون کنید به یک درک مشترکی از این اهداف برسن.
افراد باید به صورت هفتگی شاخص‌هایی که برای اندازه گیری نتیجه در نظر گرفتن رو به روزرسانی کنن.
میزان رسیدن به هدف اگه بین 70 تا 75% باشه، یعنی شما به اون هدف رسیدید. توی سیستم OKR اگه شما 100% به هدف‌تون برسید، خوب نیست و نشون میده که اهداف رو بلند پروازانه انتخاب نکردید.
دائما باید این اهداف رو مرور کنید و اگه نیاز بود، تغییرش بدید. مثلا اگه دیدید هنوز اول کار هستید ولی دارید به 100% اهداف می‌رسید، بهتره تغییرش بدید و سخت‌ترش کنید؛ و برعکس.
ویژگی‌های Objective یا اهداف
اهدافی هستند که سازمان و افراد اشتیاق رسیدن بهش رو دارن و به اصطلاح هر روز با امید رسیدن به اینا از خواب بیدار میشن.
ماهیت‌شون کیفی و ذهنی هست.
باید جاه طلبانه تعریف بشن؛ به طوری که کارمندا برای رسیدن بهش یه کوچولو استرس داشته باشن و بگن یعنی میشه بهش برسیم؟!
هر نفر باید 3 تا 5 هدف کوتاه مدت مثلا 3 ماهه داشته باشه.
ویژگی‌های Key Results یا اهداف کلیدی
روش دستیابی به Objectiveها رو مشخص می‌کنن.
واقع گرایانه، مشخص و قابل اندازه گیری هستند.
این‌ها نشون میدن که به چه میزان به اهداف رسیدیم.
باید بشه به راحتی و با عدد بهشون نمره داد. (مثلا گوگل برای این نمره دادنه از مقیاس 0 و1 استفاده می‌کنه.)
برای رسیدن به هر هدف یا (objective) بین 3 تا 5 نتیجه کلیدی تعیین میشه.
*نکته ریز: اگه درست متوجه این‌ها نشدید اصلا نگران نباشید، یکم پایین‌تر با یک مثال کاری می‌کنیم که این مطلب قشنگ توی ذهن‌تون رسوب کنه و ته نشین بشه.
ویژگی‌های یک okr خوب چیه؟
خب گفتیم که OKR معمولا یک برنامه 3 ماهه‌ست و به صورت فصلی مشخص میشه. قبل از شروع هر فصل باید برای هر فرد مشخص بشه که اهداف چیا هستند. فقط باید توجه داشته باشید که سیستم هدف گذاری OKR اصلا برای ارزیابی کارکنان نیست؛ بلکه برای اینه که کارمندان بیشتر انگیزه و شوق برای انجام کار داشته باشن تا در نهایت میزان بهره‌وری سازمان بالا بره.
خب حالا بریم سراغ ویژگی‌های یک او کی آر درست و حسابی:
برای تعیین اهداف نه از اینور بوم بیفتید، نه از اونور بوم
یعنی اینکه اهداف‌تون نه اونقدر رویایی باشن که رسیدن بهشون غیر ممکن باشه، نه اونقدر ساده و پیش پا افتاده باشن که توی کمترین زمان قابل دستیابی باشن.
همیشه تشویق بهتر از تنبیه جواب میده
این متد باید روی محوریت پاداش دادن بچرخه؛ یعنی اینکه کارمند باید بدونه اگه به هدف برسه بهش پاداش خوبی داده میشه؛ ولی اگه نرسه قرار نیست جریمه بشه.
همه چی باید روشن و واضح باشه
این یعنی اینکه معیارهایی که برای رسیدن به اهداف مشخص می‌کنیم، باید کاملا منطقی تعیین بشن و برای رسیدن بهشون هم ابزارهای لازم در دسترس باشه. یه جورایی باید همه چی رو در اختیارش بزاری و بگی این و گوی و این میدان، برو ببینم چیکار میکنی!
یک مثال برای okr
اگه اینجا بخوام خودم رو مثال بزنم:
هدف من اینه که تا سال بعد یکی از مدرسان برتر دیجیتال مارکتینگ توی کشور بشم.
حالا، اگه دقت کنید می‌بینید که نمیشه میزان رسیدن به این هدف رو اندازه گیری کرد؛ یعنی مثلا نمیشه بگم من الان 50% مدرس برتر دیجیتال مارکتینگ شدم! پس چیکار می‌کنیم؟
میایم براش چند تا متریک یا شاخص قابل اندازه گیری مشخص می‌کنیم:
– مدرس برتر دیجیتال مارکتینگ، حداقل 50 ساعت ویدیو آموزشی ضبط کرده.
– این مدرس بیشتر از 100 دانشجو تربیت کرده.
– بیشتر از 10 هزار فالوور اینستاگرام داره.
اینطوری اهداف‌مون رو به صورت جزئی تعیین می‌کنیم؛ به طوری که قابل اندازه گیری هم باشن.
چرا انقدر روی اثربخشی OKR تاکید داریم؟
آمارها نشون دادن که:
84% از افراد اصلا هدف ندارن.
13% درصد توی ذهن‌شون هدف گذاری می‌کنن.
3% اهداف واضح و مکتوب دارن.
افرادی که اهداف واضح و مکتوب دارن، 10 برابر بیشتر از بقیه افراد موفق میشن به اهدافشون برسن.
به این دلیله که میگیم استفاده از یک روش معتبر برای هدف گذاری مثل okr خیلی مهمه؛ پس هر چه زودتر دست به کار شید.